Hợp pháp hóa lãnh sự Nhật Bản: Hướng dẫn thủ tục chi tiết

Trong bối cảnh toàn cầu hóa, trao đổi thương mại quốc tế ngày càng sôi động, mở ra nhiều cơ hội hợp tác kinh tế giữa các quốc gia. Nhật Bản - với vị thế cường quốc kinh tế hàng đầu, đóng vai trò quan trọng trong tiến trình hội nhập và hợp tác khu vực. Để đảm bảo tính pháp lý và hiệu lực của các văn bản, hợp đồng trong các hoạt động giao thương quốc tế, đặc biệt là giữa Việt Nam và Nhật Bản, hợp pháp hóa lãnh sự Nhật Bản trở thành thủ tục không thể thiếu.

Bài viết này, Vietnam Booking sẽ cung cấp cho bạn thông tin toàn diện về quy trình, thủ tục, cũng như những lưu ý cần thiết khi thực hiện hợp pháp hóa lãnh sự Nhật Bản.

Chứng nhận lãnh sự và hợp pháp hóa lãnh sự Nhật Bản là gì?

Chứng nhận lãnh sự và hợp pháp hóa lãnh sự là hai thủ tục quan trọng giúp công nhận giá trị pháp lý của giấy tờ do cơ quan có thẩm quyền của một quốc gia cấp khi sử dụng tại quốc gia khác. Trong trường hợp của Nhật Bản và Việt Nam, quy trình này được áp dụng để chứng nhận chữ ký và con dấu trên các văn bản, tài liệu nhằm mục đích sau:

• Chứng nhận lãnh sự: Xác nhận tính chính xác của chữ ký và con dấu của người có thẩm quyền trên văn bản, tài liệu do Nhật Bản hoặc Việt Nam cấp.
• Hợp pháp hóa lãnh sự: Sau khi được chứng nhận lãnh sự, văn bản, tài liệu sẽ được đóng dấu xác nhận bởi cơ quan đại diện ngoại giao hoặc lãnh sự của quốc gia kia, qua đó công nhận giá trị pháp lý của văn bản, tài liệu đó tại quốc gia kia.​

Hợp pháp hóa lãnh sự Nhật Bản: Hướng dẫn thủ tục chi tiết nhất.

Cơ sở pháp lý quy định về hợp pháp hóa lãnh sự Nhật Bản tại Việt Nam

Nghị định số 111/2011/NĐ-CP ngày 5/12/2011 về chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự: Đây là văn bản quy định chi tiết về thủ tục, hồ sơ, lệ phí và thời gian thực hiện hợp pháp hóa lãnh sự cho các loại giấy tờ, tài liệu của Việt Nam tại Nhật Bản và ngược lại.

Thông tư số 01/2012/TT-BTC ngày 20/3/2012 của Bộ Tài chính hướng dẫn thực hiện một số quy định của Nghị định 111/2011/NĐ-CP về chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự: Thông tư này hướng dẫn cụ thể về cách thức thu, nộp và quản lý lệ phí hợp pháp hóa lãnh sự.

Các loại giấy tờ miễn hợp pháp hóa lãnh sự Nhật Bản

Theo quy định hiện hành của Nhật Bản và Việt Nam, một số loại giấy tờ được miễn hợp pháp hóa lãnh sự khi sử dụng tại 2 quốc gia. Danh sách cụ thể bao gồm:

• Giấy khai sinh do đơn vị cơ quan nhà nước có thẩm quyền cấp.
• Sổ hộ khẩu do cơ quan nhà nước có thẩm quyền cấp.
• Giấy đăng ký kết hôn/ly hôn do cơ quan nhà nước có thẩm quyền cấp.
• Giấy khai tử do cơ quan nhà nước có thẩm quyền cấp.
• Giấy chứng nhận đang nuôi con.

Một số giấy tờ thường được hợp pháp hóa lãnh sự bao gồm:

• Bằng cấp, chứng chỉ giáo dục do các cơ sở giáo dục đại học, cao đẳng,...
• Bảng điểm do các cơ sở giáo dục đại học, cao đẳng, trung cấp...
• Giấy xác nhận kinh nghiệm làm việc cấp bởi cơ quan, tổ chức.
• Hóa đơn do cơ sở kinh doanh có đăng ký kinh doanh hợp pháp.
• Giấy chứng nhận chất lượng hàng hóa (CQ).
• Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa (C/O).
• Hóa đơn do cơ sở kinh doanh có đăng ký kinh doanh hợp pháp.

Các loại giấy tờ miễn hợp pháp hóa lãnh sự Nhật Bản gồm những loại giấy tờ nào?

Địa điểm hợp pháp hóa lãnh sự Nhật Bản

Căn cứ theo quy định của pháp luật, để được sử dụng hợp pháp tại quốc gia còn lại, các giấy tờ do Nhật Bản hoặc Việt Nam cấp cần trải qua hai bước sau:

• Bước đầu tiên là chứng nhận lãnh sự do cơ quan ngoại giao có thẩm quyền của nước cấp giấy tờ thực hiện, nhằm xác nhận tính chính xác và hợp pháp của con dấu, chữ ký, chức danh trên giấy tờ.
• Bước tiếp theo là hợp pháp hóa lãnh sự do cơ quan ngoại giao có thẩm quyền của quốc gia nơi giấy tờ được sử dụng thực hiện, nhằm chứng nhận giá trị pháp lý của giấy tờ đã được chứng nhận lãnh sự, cho phép sử dụng tại quốc gia đó.

Về phía Việt Nam

Để hợp pháp hóa lãnh sự Nhật Bản tại Việt Nam, đương sự cần thực hiện tại:

✔Tại Việt Nam:

• Miền Bắc (từ Đà Nẵng trở ra): Cục Lãnh sự, Bộ Ngoại giao - Địa chỉ: số 40 Trần Phú, Q. Ba Đình, Hà Nội.
• Miền Nam (từ Quảng Ngãi trở vào): Sở Ngoại vụ TP.HCM - Địa chỉ: 184 Bis Pasteur, Phường Bến Nghé, Q 1, TP. Hồ Chí Minh.

✔Tại Nhật Bản:

Đại sứ quán Việt Nam tại Tokyo:

• Địa chỉ: Tokyo 151-0062, Shibuya-ku, Motoyoyogi-cho 50-11
• Điện thoại: +81-3-34663311/13

Lãnh sự quán Việt Nam tại Osaka:

• Địa chỉ: 4-2-15 Ichinocho Higashi, Sakai-ku, Sakai-shi, Thành phố Osaka 590-0952
• Điện thoại: +81-72-2216666 | +81-72-2216603

Lãnh sự quán Việt Nam tại Fukuoka:

• Địa chỉ: Tầng 4, Aqua Hakata, 5-3-8 Nakasu, Hakata-ku, Thành phố Fukuoka, Nhật Bản 810-08
• Điện thoại: +81-3-34663311/13

Về phía Nhật Bản

✔Tại Nhật Bản:

Văn phòng công chứng: Các tỉnh Tokyo, Kanagawa, Shizuoka, Aichi, Osaka (có thẩm quyền xin chứng nhận lãnh sự của Bộ Ngoại giao Nhật Bản).

Bộ Ngoại giao Nhật Bản:

• Địa chỉ: South Building 1 F, Kasumigaseki 2-2-1, Chiyoda-ku, Tokyo 100-8919
• Điện thoại: 03-3580-3311 (số máy lẻ 2308).

Văn phòng liên lạc Osaka:

• Địa chỉ: Tầng 4, Osaka National Government Building Số 4, 4-1-76 Otemae Chuo-ku, Osaka, 540-0008
• Điện thoại: 06-6941-4700

✔Tại Việt Nam:

• Đại sứ quán Nhật Bản tại Hà Nội - Địa chỉ: 27 Liễu Giai, Quận Ba Đình.
• Tổng Lãnh sự quán Nhật Bản tại TP. Hồ Chí Minh - Địa chỉ: 261 Điện Biên Phủ, Quận 3.

Thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự Nhật Bản chi tiết

Thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự giấy tờ Nhật Bản sử dụng ở Việt Nam

Hợp pháp hóa lãnh sự giấy tờ Nhật Bản để sử dụng tại Việt Nam là quy trình cần thực hiện để đảm bảo tính pháp lý cho các loại giấy tờ do cơ quan có thẩm quyền của Nhật Bản cấp, khi sử dụng tại lãnh thổ Việt Nam.

Quy trình hợp pháp hóa lãnh sự giấy tờ Nhật Bản cho mục đích sử dụng tại Việt Nam bao gồm các bước cụ thể sau đây:

Bước 1: Công chứng và xác nhận con dấu bởi công chứng viên

Đầu tiên, bạn cần mang bản gốc giấy tờ tới Văn phòng công chứng để Công chứng viên xác thực giấy tờ. Sau khi đã hoàn tất việc công chứng, bạn sẽ tiếp tục đưa giấy tờ đã công chứng đến Cục pháp chế quản lý văn phòng công chứng để xin xác nhận con dấu bởi Công chứng viên.

Lưu ý:

• Bước 1 này chỉ áp dụng nếu giấy tờ đề nghị hợp pháp hóa lãnh sự được cấp bởi cơ quan, tổ chức tư nhân tại Nhật Bản.
• Nếu giấy tờ đề nghị hợp pháp hóa lãnh sự được cấp bởi cơ quan Nhà nước, tổ chức công của Nhật Bản và thỏa mãn các điều kiện nhất định, bạn có thể bỏ qua bước này và thực hiện luôn bước 2.
• Nếu bạn đã thực hiện công chứng tại các văn phòng công chứng thuộc 07 tỉnh: Ibaraki, Saitama, Tochigi, Gunma, Nagano, Chiba, và Niigata, thì bạn sẽ không cần phải xin xác nhận con dấu từ Công chứng viên tại Cục pháp chế.

Bước 2: Xin chứng nhận lãnh sự của Bộ Ngoại giao Nhật Bản (Japan)

Bạn cần chuẩn bị hồ sơ xin chứng nhận lãnh sự giấy tờ của Nhật Bản gồm:

• Bản gốc giấy tờ (đã được công chứng theo quy định) kèm theo 01 bản sao y bản chính.
• Tờ khai xin Chứng nhận lãnh sự Nhật Bản.
• Bản gốc giấy tờ tùy thân còn hiệu lực (CMT/CCCD hoặc hộ chiếu, hoặc bằng lái xe) hoặc gửi kèm bản sao có chứng thực giấy tờ tùy thân khi nộp qua bưu điện.
• Văn bản/giấy ủy quyền nếu nhờ người khác nộp hồ sơ thay.
• 1 Phong bì thư cần ghi rõ địa chỉ người nhận nếu bạn muốn nhận kết quả qua dịch vụ bưu chính.

Sau đó, bạn nộp hồ sơ trực tiếp hoặc qua dịch vụ bưu chính đến Bộ Ngoại giao Nhật Bản

• Bộ Ngoại Giao Nhật Bản - Địa chỉ: South Building 1 F, Kasumigaseki 2-2-1, Chiyoda-ku, Tokyo 100-8919
• Điện thoại: 03-3580-3311 – số máy lẻ 2308
• Thời gian làm việc: thứ 2 đến thứ 6 trừ ngày nghỉ lễ, có thể gọi trong khoảng thời gian 9h00-12h30, 13h30-17h00.

Lưu ý:

• Kể từ ngày 05/07/2021, Bộ Ngoại giao Nhật Bản (phòng chứng nhận lãnh sự tại thủ đô Tokyo) tạm dừng tiếp nhận hồ sơ trực tiếp cho đến khi có thông báo mới. Do đó, quý khách vui lòng nộp hồ sơ và nhận kết quả qua đường bưu điện (không áp dụng cho bưu điện quốc tế).
• Bạn lưu ý ghi lại số tracking number được cung cấp trên bì thư gửi đến Đại sứ quán và bì thư nhận lại. Thông tin này sẽ giúp bạn theo dõi tình trạng hồ sơ và chủ động nhận thông báo khi Đại sứ quán đã hoàn tất việc xử lý và gửi trả giấy tờ.

Bước 3: Hợp pháp hóa lãnh sự tại Đại sứ quán Việt Nam ở Nhật Bản

Sau khi bạn đã có đầy đủ giấy tờ cần thiết để hợp pháp hóa lãnh sự tại Đại sứ quán Việt Nam tại Nhật Bản. Bạn cần chuẩn bị bộ hồ sơ gồm:

- Tờ khai xin đề nghị hợp pháp hóa số LS/HPH-2012/TK.

- Bản gốc + 01 bản copy giấy tờ tài liệu cần hợp pháp hóa đã được Bộ Ngoại giao Nhật Bản chứng nhận lãnh sự.

- Tờ khai đề nghị dịch qua ngôn ngữ tiếng Việt và công chứng bản dịch tiếng Việt.

- Bì thư cỡ A4, dán sẵn yupack loại chakubarai xin ở Combini, ghi sẵn địa chỉ nhà và số điện thoại di động liên lạc của bạn.

Sau khi đã chuẩn bị đầy đủ hồ sơ, bạn cần nộp hồ sơ tới Đại sứ quán/Tổng lãnh sự quán Việt Nam tại Nhật Bản để xin dấu hợp thức hóa lãnh sự để sử dụng tại Việt Nam. Trong quá trình nộp hồ sơ, bạn cần tuân thủ các quy định và hướng dẫn của cơ quan chức năng để đảm bảo quá trình xin hợp pháp hóa diễn ra thuận lợi và nhanh chóng nhất.

Bước 4: Dịch thuật công chứng sang tiếng Việt để sử dụng ở Việt Nam

Để sử dụng tại Việt Nam, giấy tờ Nhật Bản đã được hợp pháp hóa lãnh sự cần phải dịch thuật công chứng sang tiếng Việt.

Bạn có thể thực hiện dịch thuật công chứng tại Đại sứ quán/Lãnh sự quán Việt Nam tại Nhật Bản, Phòng Pháp lý của Ủy Ban nhân dân Quận tại Việt Nam hoặc các phòng dịch thuật công chứng hợp pháp.

Để thuận tiện cho việc sử dụng, Vietnam Booking khuyến nghị bạn nên dịch thuật công chứng ngay tại Đại sứ quán Việt Nam tại Nhật Bản. Khi đó, trong bộ hồ sơ xin hợp pháp hóa lãnh sự ở Bước 3, bạn chỉ cần chuẩn bị thêm Tờ khai đề nghị dịch sang tiếng Việt và công chứng bản dịch.

Thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự giấy tờ Nhật Bản sử dụng ở Việt Nam chi tiết nhất.

Thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự giấy tờ Việt Nam để sử dụng ở Nhật Bản

Việc hợp pháp hóa lãnh sự giấy tờ Việt Nam để sử dụng ở Nhật Bản là một quy trình cần thiết đối với những người có nhu cầu sử dụng các tài liệu pháp lý tại quốc gia này. Quy trình này bao gồm các bước cụ thể sau:

Bước 1: Dịch thuật công chứng

Đầu tiên, bạn cần mang tài liệu cần hợp pháp hóa đi dịch thuật công chứng sang tiếng Nhật hoặc tiếng Anh tại phòng công chứng Nhà nước hoặc phòng Tư pháp. Việc này đảm bảo rằng bản dịch có tính chính xác và được công nhận bởi cơ quan có thẩm quyền.

Bước 2: Xin chứng nhận lãnh sự Bộ Ngoại giao Việt Nam vào bản dịch công chứng

Sau khi có bản dịch công chứng, bạn cần chuẩn bị hồ sơ gồm:

- Tờ khai đề nghị xin chứng nhận/hợp pháp hóa lãnh sự theo mẫu số LS/HPH-2012/TK hoặc bản in tờ khai hợp pháp hóa lãnh sự trực tuyến.

- Bản gốc giấy tờ tùy thân, bản gốc giấy tờ đề nghị hợp pháp hóa lãnh sự.

- Bản dịch đã công chứng giấy tờ đề nghị hợp pháp hóa lãnh sự.

- 1 phong bì ghi sẵn địa chỉ và số điện thoại người nhận (nếu nộp hồ sơ và nhận kết quả qua dịch vụ bưu chính).

- Văn bản, giấy tờ chứng minh khác cần thiết tùy vào tình hình thực tế.

Hồ sơ này sau đó sẽ được nộp tại Cục lãnh sự Hà Nội hoặc Sở Ngoại Vụ TPHCM hoặc cơ quan khác được Bộ Ngoại giao ủy quyền chứng nhận lãnh sự.

Bước 3: Xin hợp pháp hóa lãnh sự tại Đại sứ quán Nhật Bản ở Việt Nam

Sau khi đã có chứng nhận lãnh sự từ Bộ Ngoại giao Việt Nam, bạn cần chuẩn bị hồ sơ gồm:

- Đơn xin đề nghị cấp Hợp pháp hóa lãnh sự Nhật Bản.

- Bản chính giấy tờ đã được chứng nhận lãnh sự bởi Bộ Ngoại giao Việt Nam.

- Văn bản/giấy ủy quyền nếu nhờ người khác nộp hồ sơ thay.

Bộ hồ sơ này sẽ được trình nộp đến Đại sứ quán/Lãnh sự quán Nhật Bản tại Việt Nam để hợp pháp hóa lãnh sự.

• Đại sứ quán Nhật Bản tại Hà Nội có địa chỉ tại: số 27 Liễu Giai, Quận Ba Đình.
• Tổng Lãnh sự quán Nhật Bản tại TP. Hồ Chí Minh có địa chỉ tại: số 261 Điện Biên Phủ, Quận 3.​

Trình tự hợp thức hóa lãnh sự giấy tờ Việt Nam để sử dụng ở Nhật Bản.

Vietnam Booking - Dịch vụ hợp pháp hóa lãnh sự Nhật Bản trọn gói

Bạn đang cần hợp pháp hóa lãnh sự Nhật Bản cho các giấy tờ của mình để sử dụng cho mục đích du học, xuất khẩu lao động, kinh doanh,...? Hãy đến với Vietnam Booking - chúng tôi cung cấp dịch vụ hợp pháp hóa lãnh sự Nhật Bản trọn gói uy tín nhất hiện nay.

Dịch vụ hợp pháp hóa lãnh sự Nhật Bản trọn gói của Vietnam Booking bao gồm:

• Tư vấn miễn phí về thủ tục chi tiết về hợp pháp hóa lãnh sự giấy tờ.
• Chuẩn bị hồ sơ đúng theo quy định.
• Dịch thuật tài liệu sang tiếng Nhật (nếu cần).
• Nộp hồ sơ và theo dõi tiến độ hồ sơ lãnh sự Nhật Bản.
• Nhận kết quả và chuyển phát cho quý khách.

Ngoài ra, Vietnam Booking còn cung cấp dịch vụ visa Nhật Bản uy tín, bao gồm:

• Visa du lịch Nhật Bản
• Visa thăm thân Nhật Bản
• Visa công tác Nhật Bản
• Visa du học Nhật Bản
• ...

Vietnam Booking - Dịch vụ hợp pháp hóa lãnh sự Nhật Bản trọn gói.

Với đội ngũ nhân viên tư vấn chuyên nghiệp, am hiểu về luật xuất nhập cảnh Nhật Bản, Vietnam Booking sẽ giúp bạn lựa chọn loại visa phù hợp và hoàn thiện hồ sơ xin visa một cách nhanh chóng, chính xác nhất. Hãy liên hệ với Vietnam Booking qua hotline: 1900 3498 ngay hôm nay để được tư vấn miễn phí và sử dụng dịch vụ hợp pháp hóa lãnh sự Nhật Bản, làm visa trọn gói uy tín, chuyên nghiệp!